Kontorassistent til Horsens Kirkegårdskontor

Emilie Bjergegaard

Mandag d. 05. feb. 2024 - kl. 14:06

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Ansættelse på deltid. 28-33 timer pr. uge. Afhængigt af dit ønske og hvilke opgaver du byder ind på. Angiv gerne dine præferencer i ansøgningen.

Horsens Kirkegårde er en folkekirkelig offentlig virksomhed, der varetager forvaltning, administration og drift af Nordre-, Østre- og Vestre Kirkegård med kapelbygning samt krematorium.

Horsens Kirkegårde sætter fokus på at udvikle og vedligeholde kirkegårdene, så de fremstår som smukke grønne oaser i byen med plads til ro og fordybelse og rammer for sorg og minder. Vi er en arbejdsplads med i alt 29 medarbejdere, heraf 3 på kontoret.

Vi tilbyder et spændende og udfordrende job med alsidigt indhold på en arbejdsplads med mulighed for personlig udvikling og fleksibel arbejdstid, hvor vi kalder en spade for en spade, men også passer på hinanden, og hvor vi hele tiden har fokus på arbejdsmiljøet. Du kommer til at indgå i kontorteamet på Kirkegårdskontoret, hvor du i samarbejde med to andre erfarne og dygtige kontormedarbejdere, får ansvar for varetagelsen af følgende administrative hovedopgaver:

Personaleadministration og lønindberetning. Indberetning af løndata til FLØS (Folkekirkens Lønsystem) i KMD Opus, Rollebaseret indgang. Administration af timeregistreringer på udført arbejde, fraværsregistrering, ferieregnskab, refusionsanmodninger, ansættelser og andre lønrelaterede opgaver.

Sekretærfunktioner for ledelsen. Hjælp til diverse almindelige praktiske kontoropgaver. Sparringspartner for kirkegårdslederen i komplicerede sagsbehandlingssager og i udviklingsarbejde.

Kundebetjening. Servicering og rådgivning af bedemænd, præster og pårørende i forhold omkring begravelse, valg af gravsted og køb af gravstedsydelser.

Aftalestyring og administration af gravstedsydelser og kremationer. Formidling af kontakten mellem bedemænd, pårørende og personalet ude på kirkegårdene. Herunder styring af kalenderaftaler om begravelser og urnenedsættelser. Sagsbehandling i krematoriesystemet. Fungere som telefonisk hotline til besvarelse af spørgsmål fra personale der betjener kunder ude på kirkegården.

Vedligehold af elektronisk gravstedsprotokol. Indtastning af oplysninger / protokolføring. Udsendelse af standardbreve til gravstedsejere, korrespondance og opfølgning.

Kommunikation. Hjemmeside, diverse informationsmaterialer o.lign.

Du skal medvirke til løsning af alle de oplistede hovedopgaver. Du får et særligt personligt ansvar for personaleadministration og lønindberetning.

Vi forventer at:

Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund i kontorfaget.
Du har grundlæggende færdigheder og viden om personaleadministration, samt kendskab til lønindberetning.
Du er engageret og har lyst og evner til at sætte dig ind i kirkegårdenes virksomhed som helhed, og til at arbejde i en serviceorganisation.
Du har humor og gode samarbejdsevner og forstår at arbejde teambaseret.
Du kan bevare roen i stressede situationer, kan lide at have mange bolde i luften, og forstår at prioritere opgaverne.
Du har erfaringer med kontor- og sekretærarbejde, samt med kundebetjening telefonisk og personligt.
Du kan udvise empati når du kommunikerer med pårørende til afdøde, men samtidig bevare professionalismen.
Du har lyst og evner til at tilegne dig ny viden og bidrage til udvikling af kontorets arbejde.
Du er ordensmenneske og arbejder ansvarsbevidst og grundigt.

Løn og ansættelse i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK, med indplacering i basisløngruppe 2, sats 2. svarende til for tiden 319.181 kr. årligt ved fuld tid. Hertil kan forhandles tillæg efter relevante kvalifikationer eller uddannelse. Der ydes minipension 11,19% eller fuld pension på 15% i pensionsbidrag anhængig af tidligere beskæftigelse. Der er tre måneders prøvetid.

Yderligere oplysninger om stillingen kan indhentes ved henvendelse til kontorfuldmægtig Mona Rix på tlf. 61 13 91 21 eller kirkegårdsleder Dennis Næser tlf. 40 46 74 14.

Læs mere om Horsens Kirkegårde: www.horsenskirkegaarde.dk

Ansøgningsfrist: mandag den 19. februar 2024

Ansættelsesdato: 1. marts 2024 eller snarest herefter

Samtaler forventes afholdt 23. februar 2024

Ansøgning mærkes Kontorassistent og sendes til info@horsenskirkegaarde.dk

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Horsens Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: deltid (28-33 timer ugentligt)

-Arbejdsgiver:

NORDRE KIRKEGÅRD, Kildegade, 8700 Horsens